特定個人情報等の取扱い

愛知県司法書士会(以下「本会」という。)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、本会の役員、委員、職員、その他本会の事業に関与する者の特定個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定め、本会の役員、委員、職員、その他事務を処理する者(以下「役職員等」という。)に周知し、徹底を図ります。

1. 特定個人情報等の適切な取扱い

本会の役員、委員、職員、その他本会の事業に関与する者の特定個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、本会が定めた規程に従い適切に取り扱います。

2. 利用目的

本会は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。

  • 職員等(配偶者及び扶養親族を含む。)に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
  • 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金等の支払調書作成事務

3. 安全管理措置に関する事項

  • 本会は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、役職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該役職員等に対する必要かつ適切な監督を行います。
  • 特定個人情報等の取扱いについて、本会の役員、委員、職員、その他本会の事業に関与する者の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な特定個人情報保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

4. 関係法令、ガイドライン等の遵守

本会は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、全役職員等が特定個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取扱い方法を実施します。

5. 継続的改善

本会は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び規程等を継続して改善します。

6. お問合せ

本会は、特定個人情報等の取扱いに関するお問合せに対し、適切に対応いたします。